Website Cải cách hành chính

Thực hiện thí điểm hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thực hiện chương trình Cải cách hành chính của Bộ Nông nghiệp & PTNT, với sự trợ giúp của Dự án CCHC VIE/02/016, từ cuối năm 2003, Văn phòng Bộ đã triển khai xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Ngày 15/8/2005, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT ban hành quyết định phê duyệt thực hiện thí điểm hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO tại Văn phòng Bộ (tại quyết định số 2078/QĐ-BNN-VP). Với sự hỗ trợ của Dự án Hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn (VIE 02/016), Văn phòng Bộ đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ.

1. Quá trình triển khai xây dựng và thực hiện:

Quá trình triển khai xây dựng và thực HTQLCLCT Văn phòng đã tuân thủ đúng trình tự quy định theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 với sự hỗ trợ của Dự án CCHC VIE/02/016 thông qua cơ quan tư vấn (Công ty APAVE) với các việc làm cụ thể sau:

- Tháng 10/2003, Văn phòng thành lập Tổ công tác xây dựng chương trình thực hiện thí điểm quản lý chất lượng công tác Văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 (gọi tắt là Tổ công tác ISO Văn phòng).

- Tháng 11/2003, tổ chức đoàn công tác đi tham quan, khảo sát và trao đổi kinh nghiệm thực hiện ISO 9001 : 2000 tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố và Văn phòng UBND Quận I của Thành phố Hồ Chí Minh.

- Tháng 12/2003, tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn những kiến thức cơ bản về hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (do Trung tâm Năng suất Việt Nam giới thiệu) cho toàn thể cán bộ công chức.

- Tháng 2, 3/2004, mời cơ quan tư vấn giúp Văn phòng nghiên cứu nội dung cụ thể của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 và 9001: 2000 để áp dụng.

- Tháng 3/2004, Văn phòng tổ chức đợt tập huấn về ISO 9000 cho cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc cơ quan Bộ và cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ. Cả hai lớp tập huấn đều đạt mục tiêu đề ra. Sự hiểu biết về ISO 9000 qua các lớp tập huấn, từ lãnh đạo đến cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng với sự nhất trí cao của cấp uỷ, ban lãnh đạo, đoàn thể đã đánh giá điều kiện thuận lợi, khó khăn, xác định rõ mục tiêu nhiệm vụ và lợi ích của áp dụng ISO 9000 tại Văn phòng Bộ.

- Tháng 4/2004, Văn phòng xác định các nội dung công việc để xem xét áp dụng hệ thống. Cuối cùng đã xác định chính sách và mục tiêu chất lượng, lựa chọn 17 công việc để xây dựng thành quy trình thực hiện, cùng với 5 quy trình hỗ trợ theo quy định của hệ thống ISO.

- Tháng 7/2004 đến tháng 12/2004 tổ chức các lớp đào tạo tập huấn công tác xây dựng tài liệu của chương trình cho lãnh đạo, công chức các đơn vị.

- Từ tháng 01 đến tháng 5/2005, là quá trình xây dựng, chỉnh sửa, và hoàn thành cơ bản việc xây dựng tài liệu để thực hiện. Thành lập Tổ hỗ trợ bao gồm cán bộ có kinh nghiệm, chuyên gia tin học giúp việc biên tập, chỉnh sửa bộ tài liệu theo quy định ISO, ứng dụng công nghệ tin học để quản lý, lưu dữ liệu và in ấn tại liệu, nhằm bảo đảm chất lượng theo yêu cầu.Trong quá trình xây dựng tài liệu, đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo trong nội bộ Văn phòng và với các đơn vị liên quan thuộc cơ quan Bộ để tham gia, đóng góp ý kiến.

- Tháng 5/2005 Văn phòng ban hành tài liệu hệ thống để áp dụng thử và tiếp tục hoàn thiện tài liệu.

- Ngày 15/8/2005 Bộ trưởng ban hành quyết định cho phép Văn phòng Bộ thực hiện thí điểm HTQLCLCT theo TC ISO 9001:2000.

- Từ 10 đến 12/7/2005 tiến hành đánh giá nội bộ lần 01; Từ 07 đến 08/12/2005 tiến hành đánh giá lần 02. Sau mỗi lần đánh giá nội bộ, tiến hành khắc phục các lỗi không phù hợp và cải tiến, chỉnh sửa hệ thống tài liệu.

- Ngày 26/10/2005 Văn phòng ban hành chính thức bộ tài liệu thực hiện ISO.

- Từ 29 đến 30/12/2005 Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (QUACERT) thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng tiến hành đánh giá để xét cấp chứng chỉ.

2. Kết quả và kinh nghiệm thực hiện:

2.1. Kết quả thực hiện và hiệu quả đem lại:

Đến nay, tài liệu của HTQLCLCT theo TC ISO 9001:2000 đã được xây dựng hoàn chỉnh. Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn phòng bao gồm: 03 tài liệu về sổ tay chất lượng và các quy định chung, 05 quy trình hỗ trợ, 17 quy trình công việc với khoảng 450 trang. Bên cạnh đó tập hợp một bộ tài liệu ngoài hệ thống để tham chiếu, gần 300 trang. Từ 12/5/2005 Văn phòng áp dụng thử; từ 26/10/2005 các hoạt động của Văn phòng được quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

Từ khi tiến hành áp dụng thử đến nay, đã có sự chuyển biến rõ rệt trong các hoạt động của Văn phòng, hiệu quả đem lại thể hiện ở các mặt:

- Các đơn vị chủ động tổ chức thực hiện công việc theo quy định, kể cả việc phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Văn phòng. Bảo đảm chất lượng phục vụ điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, chất lượng công việc đo đếm được theo chuẩn mục quy định ngày càng đáp ứng yêu cầu của khách hàng được dư luận đánh giá cao thông qua góp ý, đánh giá của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Bộ và nội bộ Văn phòng.

- Nền nếp làm việc, quản lý công việc chặt chẽ hơn, sắp xếp chấn chỉnh nhất là tài liệu, lập hồ sơ để theo dõi việc đánh giá kết quả công việc được khách quan, chính xác. Mặt khác chỉ rõ các lỗi khiếm khuyết ở cá nhân, bộ phận giúp cho việc khắc phục được nhanh chóng. Tạo ra sự chuyển biến quan trọng trong nhận thức từ cán bộ quản lý đến cán bộ, công chức, người lao động trước trách nhiệm thực thi công vụ và chất lượng công tác; mọi thành viên thấy rõ trách nhiệm yêu cầu công việc mà mình phụ trách để tự trau dồi, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ nhằm đáp ứng công việc.

Tóm lại tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO tại Văn phòng bộ là phù hợp với mục tiêu CCHC của Bộ, Văn phòng thực hiện đạt được nhiệm vụ Bộ giao một cách toàn diện.

2.2- Một số nhận xét, kinh nghiệm trong xây dựng và thực hiện thí điểm HTQLCTCT theo TC ISO tại Văn phòng Bộ:

1. Áp dụng HTQLCTCT theo TC ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ là việc làm mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực hành chính nhà nước. Đó là công việc phức tạp, liên quan trực tiếp đến hoạt động của Văn phòng và các đơn vị cơ quan Bộ, phải kịp thời khắc phục khó khăn, trở ngại do khách quan và chủ quan, vì thế đòi hỏi sự thống nhất về ý chí và hành động từ lãnh đạo cao nhất đến mọi thành viên cùng với sự phối hợp của cấp uỷ và lãnh đạo các đoàn thể.

2. Lãnh đạo phải thể hiện sự cam kết bảo đảm nguồn lực cho các đơn vị thực hiện công việc được thiết lập thành quy trình. Xây dựng, quán triệt, phổ biến chính sách và mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng và các quy trình công việc của đơn vị.

3. Trong quá trình xây dựng chính sách chất lượng, việc xác định mục tiêu, đặc biệt là việc lựa chọn công việc để xây dựng quy trình quản lý cần phân tích sâu sắc mục đích, yêu cầu, biện pháp thực hiện phù hợp khả năng thực tế, nhằm bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tránh việc dàn trải, chọn nhiều công việc đưa vào hệ thống quản lý chất lượng.

4. Chú trọng làm công tác tư tưởng, vận động mọi thành viên tham gia, phát hiện kịp thời các vướng mắc, khó khăn để Ban lãnh đạo giải quyết. Coi trọng các biện pháp tinh thàn và vật chất để nâng cao chất lượng thực thi công vụ. Công đoàn chủ trì tổ chức các cuộc thi về hiểu biết và thực hiện, các đợt thi đua thực hiện ISO và văn hoá công sở.

5. Xuất phát từ yêu cầu xây dựng tài liệu, bảo đảm đúng quy định của ISO về nội dung và hình thức trình bày, mặt khác công việc có quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Văn phòng, vì thế tài liệu của hệ thống có yêu cầu chất lượng cao, các biểu mẫu ngắn gọn, chính xác dễ sử dụng, thông tin kịp thời, trong khi đó trình độ soạn thảo văn bản, ứng dụng công nghệ tin học ở các đơn vị không đồng đều, để khắc phục thực tế đó, Văn phòng tổ chức tổ biên tập gồm một số cán bộ hiểu biết công tác, có kinh nghiệm viết, đồng thời giao một số chuyên gia tin học thống nhất trình bày sửa chữa, bổ sung, in cung cấp tài liệu trên mạng tin học.

6. Quan tâm, tạo điều kiện để lãnh đạo và một số cán bộ nòng cốt các đơn vị được đào tạo kỹ năng soạn thảo quy trình, biểu mẫu, kỹ năng đánh giá nội bộ và xử lý các yêu cầu khi khắc phục các lỗi mắc phải.

7. Phải thực hiện cam kết luôn hướng tới khách hàng, đặt mục tiêu đáp ứng khách hàng lên trên hết, Văn phòng coi trọng sự hiểu biết, đồng tình, phối hợp của các đơn vị liên quan đối với việc thực hiện HTQLCTCT theo TC ISO đã thường xuyên lấy ý kiến đóng góp, đánh giá của khách hàng, mặt khác tự bản thân thường xuyên kiểm tra, phát hiện sai sót để khắc phục và cải tiến nâng cao.

8. Thực hiện nội dung cải cách thể chế trong chương trình CCHC của Bộ, một số Cục quản lý chuyên ngành thực hiện cơ chế "Một cửa", Văn phòng thực hiện thí điểm HTQLCTCT theo TC ISO đều đạt được kết quả khả quan. Áp dụng ISO là một công cụ bảo đảm chất lượng dịch vụ hành chính công đáp ứng yêu cầu của khách hàng; kinh nghiệm thực hiện thí điểm của Văn phòng sẽ giúp ích cho các đơn vị cơ quán Bộ áp dụng ISO, đặc biệt là các Cục nhằm nâng cao thực hiện cơ chế "Một cửa" hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ./.

Danh mục hệ thống tài liệu thực hiện quản lý chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ

01 Sổ tay chất lượng STCL-HCTC-01
02 Chính sách chất lượng của Văn phòng Bộ. CSCL-ĐDLĐ-02
03 Mục tiêu chất lượng của Văn phòng Bộ và kế hoạch thực hiện. MTCL-ĐDLĐ-03
04 Quy trình kiểm soát tài liệu QT-KSTL-HCTC-04
05 Quy trình đánh giá nội bộ. QT-ĐGNB-HCTC-05
06 Quy trình Khắc phục phòng ngừa và cải tiến QT-CT-HCTC-06
07 Quy trình quản lý nhân sự QT-QLNS-HCTC-07
08 Quy trình cung cấp và quản lý trang thiết bị Văn phòng QT-CCTB-TCKT-08
09 Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến QT-VBĐ-HCTC-09
10 Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch chuyển hợp đồng điện thoại, fax QT-ĐT-HCTC-10
11 Quy trình trình ký, phát hành và lưu văn bản của Bộ QT-VBPH-TH-11
12 Quy trình xây dựng chương trình công tác của Bộ QT-CTCT-TH-12
13 Quy trình xây dựng báo cáo công tác của Bộ QT-THBC-TH-13
14 Quy trình tổ chức hội nghị, họp QT-TCHN-TH-14
15 Quy trình Thanh toán tiền mặt, tiền gửi QT-TTTC-TCKT-15
16 Quy trình xét duyệt khen thưởng. QT-KT-TĐ-16
17 Quy trình phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ. QT-KTTL-LT-17
18 Quy trình Kiểm soát hồ sơ QT-KSHS-LT-18
19 Quy định công tác thường trực cơ quan Bộ QĐ-TTBV-QT-19
20 Quy định công tác vệ sinh môi trường cơ quan Bộ. QĐ-VSMT-QT-20
21 Quy định phục vụ họp, làm việc và tiếp khách của lãnh đạo Bộ QĐ-PVTK-QT-21
22 Quy trình đảm bảo hoạt động của mạng. QT-HĐM-TIN-22
23 Quy trình hỗ trợ người sử dụng máy vi tính QT-SDMT-TIN-23
24 Quy trình phục vụ xe đi công tác. QT-PVX-ĐX-24
25 Quy trình quản lý ô tô, vật tư, xăng dầu QT-QLX-ĐX-25

Trên đây là những kết quả và những kinh nghiệm mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã được trong việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO là việc mới đối với các cơ quan hành chính nhà nước, Văn phòng Bộ là một trong những cơ quan đầu tiên áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng. Với những kết quả trên, hy vọng chúng tôi đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Nguyễn Văn Tiện
Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

11/01/2006

Phiên bản in

Gửi bài viết

Các tin đã đưa

ISO 9000 Trong dịch vụ hành chính (14/12)

Về đầu trang

Văn bản Quy phạm Pháp luật

Tài liệu áp dụng

Báo cáo

Hỗ trợ thực hiện

Thực tiễn quốc tế