Website Cải cách hành chính

Phòng Công chứng số 1 Thành phố Hồ Chí Minh: tiên phong cải cách hành chính
Trưởng thành qua các ….vụ án

Tháng 1/1989, Phòng Công chứng (CC) số 1- cũng là Phòng CC đầu tiên trong cả nước được thành lập. Theo ông Phan Văn Cheo, vào thời điểm này pháp luật về CC còn rất “sơ khai”, ngoài thông tư 574 và 858 của Bộ Tư pháp, cán bộ PCC không hề được tập huấn ngày nào về trình tự thủ tục chứng nhận. Phải mất 2 năm sau Nghị định về CC mới được ban hành.
Cũng trong thời điểm này, TP. Hồ Chí Minh cũng có nhiều thay đổi về tình hình kinh tế, chính trị - xã hội. UBND giao cho Phòng CC trực tiếp chứng nhận các quyết định quản lý nhà của tư nhân, xí nghiệp, công ty… “Với nhứng công việc bề bộn, các quy định về công chứng chưa được ban hành nên hầu hết các cán bộ đều tự nghiên cứu mày mò đối với mỗi yêu cầu CC của các cá nhân, tổ chức, vừa làm vừa rút kinh nghiệm” – ông Cheo nhớ lại những ngày đầu tiên thực hiện.

Trong bối cảnh nền kinh tế hết sức sôi động, các quy định pháp luật về CC chưa được ban hành đã nảy sinh nhiều vấn đề tiêu cực. Một số công ty, xí nghiệp đã lợi dụng vào “kẽ hở” này để lừa đảo. Chẳng hạn như vụ lừa đảo của Nước hoa Thanh Hương, Đại Thành, Anđaco…Khi các vụ án đổ bể, nhiều công chứng viên (CCV) đã bị cơ quan điều tra mời lên thẩm vấn. Ông Cheo bảo, qua mỗi vụ án hình sự thời kỳ bấy giờ là một bài học quý giá. Mỗi CCV nghiệm ra rằng, hoạt động CC không phải dễ dàng, khi chứng nhận phải thu nhận và lưu trữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc chứng nhận. Việc chứng nhận phải có cơ sở pháp lý. Chẳng hạn việc lập các di chúc, phải đề nghị người lập di chúc bổ sung giấy khám sức khỏe chứng minh đương sự còn minh mẫn, sáng suốt…Việc làm này không có quy định, nhưng thực tiễn xét xử tại Tòa luôn yêu cầu phải có.

Thấy người ta làm hay, mình đến học hỏi

Phòng CC số 1 cũng là đơn vị đầu tiên trong cả nước hiện nay đang áp dụng mô hình “xếp hàng điện tử”. Ông Cheo kể, cách đây khoảng 1 năm, nghe tin UBND quận Bình Thạnh áp dụng “xếp hàng điện tử”, thế là ông âm thầm đến quan sát. Thấy cách làm hay, tại một cuộc họp giao ban, ông đề nghị thực hiện bằng vốn tích lũy của Phòng. Được Sở Tư pháp chấp nhận, thế là mô hình “xếp hàng điện tử” ra đời. Cái tiện của mô hình này là người dân đến Phòng CC, tự bấm cho mình một số, rồi ngồi đợi. Đến lượt, bảng điện tử hiện lên “mời vào làm việc”. “Trước đây người dân đến nộp hồ sơ công chứng phải nộp vào rổ theo thứ tự (đến trước nộp trước). Do tâm lý sợ mất hồ sơ (kể cả bản chính) nên người dân phải đứng “canh”, nhất là “sổ hồng”, nhiều người đến sau, lấy hồ sơ của mình chèn xuống dưới tạo nên cảnh chen lấn, xô đẩy…rất mất trật tự. Khi áp dụng mô hình này đã không còn cảnh tượng như trước đây. Người dân chỉ cần lấy số ngồi xem ti vi đợi đến phiên mình, trong rất văn minh, lịch sự…” – ông Cheo hồ hởi. Cũng theo ông Cheo, việc thực hiện mô hình “xếp hàng điện tử” cũng còn ngăn chặn được hiện tượng các CCV “bắt tay” với “cò” để thực hiện việc CC, vì không thể “chen” ngang hồ sơ được nữa. Ở tầm “vĩ mô” hơn, ông Cheo đang dự tính gắn camera cho người dân và lãnh đạo quan sát quy trình của CCV để ngăn ngừa tiêu cực. Ngoài ra người dân còn “thấy” được những kẻ xấu đang móc túi, trộm cắp…

Ngoài việc thực hiện mô hình “xếp hàng điện tử”, Phòng CC số 1 thường đi “tiên phong” trong việc xây dựng biểu mẫu và quy trình CC. Ông Cheo kể, từ rất sớm (1994), UBND TP đã quyết định việc chuyển việc chứng nhận mua bán, tặng cho nhà ở tư nhân từ Sở Nhà đất hoặc UBND quận, huyện sang cho Phòng CC. Sự thay đổi này đã dồn hết việc mua bán, tặng cho của 22 quận huyện (địa giới thời bấy giờ -PV) lên hết cho Phòng CC. Để đáp ứng nhu cầu này, Phòng CC số 1 phải nghiên cứu, xây dựng biểu mẫu hợp đồng. “Do giai đoạn này chưa có biểu mẫu nào sẵn, nên chúng tôi phải soạn thảo, chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu mới” – ông Cheo cho biết. Từ biểu mẫu đầu tiên ra đời, nhiều hợp đồng giao dịch khác cũng được ra “lò” từ đây. Đến nay đã có rất nhiều biểu mẫu của Phòng CC số 1 được dùng chung cho cả nước.
Do yêu cầu của “nghề nghiệp”, nên quy trình cải cách hành chính theo mô hình “một cửa” chỉ được áp dụng tại phòng CC số 1 ở một số khâu như sao y, chứng nhận bản dịch, mua bán nhà ở…Người dân đến nộp trực tiếp hồ sơ cho CCV và cán bộ Phòng hẹn ngày giờ trả hồ sơ. Nhiệm vụ giải quyết còn lại do các cán bộ và CCV Phòng CC thực hiện. Quy trình này tránh cho người dân đi lòng vòng, nhiều khâu, nhiều cửa như trước đây.

Làm cho dân thì có gì mà sợ

Được đánh giá là CCV hàng đầu của Việt Nam, ngang tầm với quốc tế, ông Cheo chối đây đẩy, không dám nhận. Nhưng trên thực tế, ông là người được Bộ Tư pháp cấp thẻ CCV có số thứ tự thứ 2 trong cả nước. Làm công tác CC, theo ông đánh giá “chứng cũng được mà không chứng cũng xong”, nên đã có nhiều CCV gây khó cho người dân, mà pháp luật khó “bắt giò”. Riêng ông Cheo thì ngược lại. Nhiều vụ “khó nhai”, thế là CCV đã đùn đẩy sang cho ông Trưởng phòng. Một vầi lần ông Cheo đã bị cơ quan điều tra, UBND, Sở Tư pháp… “mời qua làm việc” vì cho rằng CC chứng sai. Thế nhưng, ông vẫn cho rằng CC đúng. Chẳng hạn như trong vụ án Epco-Minh Phụng, bên Epco là hợp đồng cầm cố vật liệu vay ngân hàng. Theo quy định thì số vật liệu này phải giao cho Ngân hàng giữ. Khi vụ án đổ bể thì trong kho không có vật liệu. Cơ quan điều tra xác định trách nhiệm, thì ông Cheo bảo lúc đó pháp luật không có quy định muốn công chứng hợp đồng phải đi kiểm tra. Sự “mạnh tay” trong CC cũng đã có lần cơ quan điều tra đã khởi tố vụ án, ông Cheo bị mời lên làm việc. Thế nhưng sau khi phân tích, cơ quan chức năng xác định ông Cheo không làm sai quy trình… Quan điểm của ông, CCV chỉ là người giúp chủ sở hữu lập hợp đồng cho chặt chẽ, hợp pháp, chứ không nên can thiệp vào ý chí của họ.

Với 17 năm trong “nghề” CC, với những sáng kiến của mình được đánh giá là một CCV đầu ngành của Việt Nam, nhưng mỗi khi tôi đến đề cập viết về cá nhân, ông Cheo đều từ chối vói một câu hết sức đơn giản: “Đó là công lao của một tập thể…”

(Theo báo Pháp Luật Việt Nam)

18/08/2005